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policy_documents:board_policy_manual:section_appendices

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-{{tag>[bpdsec]}} +===== APPENDIX A: Monitoring Schedule by Policy ===== 
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-**[[policy_documents:board_policy_manual:board_policy_manual|Back to: Board Policy Manual]]** +
-</WRAP> +
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-==== APPENDIX A: Monitoring Schedule by Policy ==== +
  
-^ #   ^ Title                                      ^ Type of Report  ^ Frequency   ^ Report Due              ^ Review                          ^ +^ #        ^ Title                                            ^ Type of Report   ^ Frequency        ^ Monitoring Scheduled     ^ 
-^ 1.0 | Global End                                 | Internal        | Annual      | 2nd mtg Sept            | 1st mtg Oct                     | +^ 1.0      | Ends                                             | Internal         | Annual           | September                | 
-^ 2.0 | Global Executive Constraint                | Internal        | Annual      | Dec                     | 1st mtg in Dec                  | +^ 1.1.0    | **Member Residents**                             | -                | -                | -                        | 
-^ 2.1 | Treatment of Member-Residents              | Internal        | Annual      | 1st mtg Apr & Nov       | 2nd mtg Nov & April             | +^ 1.1.1    | Co-op Movement Participation                     | Internal         | Annual           | November                 | 
-^ 2.2 | Treatment of Workers                       | Internal        | Semi-Annual | 1st mtg July            | 2nd mtg July                    | +^ 1.1.2    | Intentional Community                            | Internal         | Annual           | November                 | 
-^ 2.3 | Compensation & Benefits                    | Internal        | Annual      | 1st mtg July            | 2nd mtg July                    | +^ 1.1.3    | Exposed to Diversity                             | Internal         | Semi-Annual      | February; July           | 
-^ 2.4 | Financial Planning/Budgeting (by Mar 31)   | Internal        | Annual      | 1st mtg Apr             | 2nd mtg Apr                     | +^ 1.1.4    | Safe & Secure Homes                              | Internal         | Annual           | June                     | 
-^ 2.5 | Financial Conditions & Activities          | Internal        | Annual      | 1st mtg Feb             | 2nd mtg Feb                     | +^ 1.1.5 & 1.1.5.1 | Empowered Environments & Consent Culture  | Internal         | Semi-Annual      | February; July           | 
-^ 2.5.1 & 2.5.12 | Liquidity & House Audits        | Internal        | 3x annually | 1st mtg Jan; 1st mtg Oct| 1st mtg Jan; April; 2nd mtg Oct | +^ 1.1.6    | Social & Environmental Responsibility           | Internal         | Annual           | March                    | 
-^ 2.6 | Asset Protection                           | Internal        | Annual      | 1st mtg Mar             | 2nd mtg Mar                     | +^ 1.2      | **Underserved Communities**                      | Internal         | Annual           | October                  | 
-^ 2.7 | Emergency Succession                       | Internal        | Annual      | 1st mtg May             | 2nd mtg Mar                     | +^ 1.3      | **Neighbors**                                    | Internal         | Annual           | October                  | 
-^ 2.8 | Communication & Support to the Board       | Dir. Inspection | Annual      | 2nd mtg Feb             | End of Mar; Aug mtg; 2nd mtg of Nov | +^ 1.4      | **The Cooperative Movement**                     | Internal         | Annual           | August                   | 
-^ 3.0 | Global Goveranance Process                 | Dir. Inspection | Semi-Annual | March & Nov             | 1st Mar mtg; 1st Nov mtg        | +^ 2.0      | Global Executive Constraint                      | Internal         | Annual           | September                | 
-^ 3.1 | Governance Process                         | Dir. Inspection | Semi-Annual | March & Nov             | 1st Mar mtg; 1st Nov mtg        | +^ 2.1      | Treatment of Member-Residents                    | Internal         | Annual           | April                    | 
-^ 3.2 | Shared Values                              | Dir. Inspection |             |   +^ 2.2      | Treatment of Households                          | Internal         | Annual           | February                 | 
-^ 3.3 | Board Job Description                      | Dir. Inspection | Semi-Annual | +^ 2.3      | Treatment of Workers                             | Internal         | Annual           | July                     | 
-^ 3.4 | Board Member's Code of Conduct             | Dir. Inspection |             | +^ 2.4      | Compensation & Benefits                          | Internal         | Annual           | July                     | 
-^ 3.5 | Agenda Planning                            | Dir. Inspection |             | +^ 2.5      | Business Planning & Financial Budgeting          | Internal         | Annual           | April                    | 
-^ 3.6 | Officer Roles                              | Dir. Inspection |             | +^ 2.6      | Financial Condition & Activities (Audited)       | Internal         | Annual           | February                 | 
-^ 3.7 | Board Committee Principles                 | Dir. Inspection |             | +^ 2.6.1    | Liquidity (1Q, 2Q, 3Q, 4Q)                        | Internal         | Quarterly        | Feb; Apr; July; Nov      | 
-^ 3.8 | Board Committee Structure                  | Dir. Inspection |             | +^ 2.6.12   | House Audits                                     | Internal         | 3x Annually      | July; Apr; Nov           | 
-^ 3.9 | Cost of Governance                         | Dir. Inspection |             | +^ 2.7      | Asset Protection                                 | Internal         | Annual           | March                    | 
-^ 4.0 | Global Board-Cooperative Management Linkage| Dir. Inspection |             | +^ 2.8      | Emergency ED Succession                          | Internal         | Annual           | May                      | 
-^ 4.1 | Unity of Control                           | Dir. Inspection |             | +^ 2.9      | Communication to the Board                       | Direct Inspection| Semi-Annual      | March; October           | 
-^ 4.2 | Accountability of the Executive Team       | Dir. Inspection |             | +^ 3.0      | Global Governance Commitment                     | Direct Inspection| Annual           | June                     | 
-^ 4.3 | Delegation to the Executive Team           | Dir. Inspection |             | +^ 3.1      | Governing Style                                  | Direct Inspection| Annual           | November                 | 
-^ 4.4 | Monitoring Executive Team Performance      | Dir. Inspection |             |+^ 3.2      | Shared Values                                    | Direct Inspection| Annual           | October                  | 
 +^ 3.3      | The Board's Job                                  | Direct Inspection| Annual           | September                | 
 +^ 3.4      | Directors' Code of Conduct                       | Direct Inspection| Annual           | November                 | 
 +^ 3.5      | Agenda Planning                                  | Direct Inspection| Annual           | September                | 
 +^ 3.6      | Officers' Roles                                  | Direct Inspection| Semi-Annual      | March; September         | 
 +^ 3.7      | Board Committee Principles                       | Direct Inspection| Annual           | October                  | 
 +^ 3.8      | Board Committee Structure                        | Direct Inspection| Annual           | October                  | 
 +^ 3.9      | Governance Investment                            | Direct Inspection| Annual           | July                     | 
 +^ 4.0      | Global Governance–Management Connection          | Direct Inspection| Annual           | March                    | 
 +^ 4.1      | Unity of Control                                 | Direct Inspection| Annual           | March                    | 
 +^ 4.2      | Accountability of the Exec Team                  | Direct Inspection| Semi-Annual      | February; August         | 
 +^ 4.3      | Delegation to the Exec Team                       | Direct Inspection| Annual           | March                    | 
 +^ 4.4      | Monitoring Exec Team Performance                 | Direct Inspection| Annual           | February                 |
  
  
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-^ Month    ^ #              ^ Title                                           ^ Type of Report       ^ Frequency ^ Submit   ^ Evaluate ^ +^ Month     ^ #             ^ Title                                          ^ Type of Report    ^ Frequency       ^ Monitoring Scheduled ^ 
-^ January  | 1.1.5          | **ENDS**: Create an empowered environment       | Internal             |           |          |          | +^ January   | -             | -                                              | -                 | -               | -                    | 
-^          | 2.6.1 & 2.6.12 | Financial Conditions & Activities: Liquidity & House Audits | Internal |  +^ February  | 1.1.3         | Exposed to Diversity                           | Internal          | Semi-Annual     | February             | 
-^          | 4.2            | Accountability of the Executive Team            | Direct Inspection    |  +^           | 1.1.5 & 1.1.5.1| Empowered Environments & Consent Culture     | Internal          | Semi-Annual     | February             | 
-^          | 4.4            | Monitoring Executive Team Performance           | Direct Inspection    |  +^           | 2.2           | Treatment of Households                        | Internal          | Annual          | February             | 
-^ February | 1.1.4          | **ENDS**: Live in safe and secure homes         | Internal             |  +^           | 2.6           | Financial Condition & Activities (Audited)     | Internal          | Annual          | February             | 
-^          | 1.2            | **ENDS**: Under-served communities will flourish| Internal             |  +^           | 2.6.1         | Liquidity (1Q)                                 | Internal          | Quarterly       | February             | 
-^          | 2.6            | Financial Conditions & Activities               | Internal             |  +^           | 4.2           | Accountability of the Exec Team                | Direct Inspection | Semi-Annual     | February             | 
-^          | 3.6            | Officer Roles                                   | Direct Inspection    |  +^           | 4.4           | Monitoring Exec Team Performance               | Direct Inspection | Annual          | February             | 
-^          | 3.9            | Cost of Governance                              | Direct Inspection led by Corporate Treasurer | +^ March     | 1.1.6         | Social & Environmental Responsibility          | Internal          | Annual          | March                | 
-^ March    | 1.0            | **GLOBAL END**                                  | Internal             |  +^           | 2.7           | Asset Protection                                | Internal          | Annual          | March                | 
-^          | 1.1.6          | **ENDS**: Demonstrate social responsibility, ecological stewardship, and environmental sustainability | Internal    |  +^           | 2.9           | Communication to the Board                      | Direct Inspection | Semi-Annual     | March                | 
-^          | 2.7            | Asset Protection                                | Internal             | +^           | 3.6           | Officers' Roles                                 | Direct Inspection | Semi-Annual     | March                | 
-^          | 2.9            | Communication & Support to the Board            | Direct Inspection by Corporate Sec, conduct Bod Survey | +^           | 4.0           | Global Governance–Management Connection         | Direct Inspection | Annual          | March                | 
-^          | 3.1            | Governing Style                                 | Direct Inspection - CGO led |   +^           | 4.1           | Unity of Control                                | Direct Inspection | Annual          | March                | 
-^          | 4.0            | Global Board-Cooperative Management Linkage     | Direct Inspection    | +^           | 4.3           | Delegation to the Exec Team                     | Direct Inspection | Annual          | March                | 
-^          | 4.1            | Unity of Control                                | Direct Inspection    | +^ April     | 2.1           | Treatment of Member-Residents                   | Internal          | Annual          | April                | 
-^          | 4.3            | Delegation to the Executive Team                | Direct Inspection    | +^           | 2.5           | Business Planning & Financial Budgeting         | Internal          | Annual          | April                | 
-^ April    | 1.1.1          | **ENDS**: Actively Participate in the co-op movement| Internal         | +^           | 2.6.1         | Liquidity (2Q)                                 | Internal          | Quarterly       | April                | 
-^          | 1.1.5.1        | **ENDS**: Promote & practice consent culture    | Internal             | +^           | 2.6.12        | House Audits (Sept–Dec)                         | Internal          | 3x Annually     | April                | 
-^          | 2.5            | Financial Planning/Budgeting (by Mar 31)        | Internal             | +^ May       | 2.8           | Emergency ED Succession                         | Internal          | Annual          | May                  | 
-^          | 2.7            | Asset Protection                                | Internal             | +^ June      | 1.1.4         | Safe & Secure Homes                             | Internal          | Annual          | June                 | 
-^          | 3.3            | Board Job Description                           | Direct Inspection    | +^           | 3.0           | Global Governance Commitment                    | Direct Inspection | Annual          | June                 | 
-^          | 3.7            | Board Committee Principles                      | Direct Inspection    | +^ July      | 1.1.3         | Exposed to Diversity                            | Internal          | Semi-Annual     | July                 | 
-^          | 3.8            | Board Committee Structure                       | Direct Inspection    | +^           | 1.1.5 & 1.1.5.1| Empowered Environments & Consent Culture     | Internal          | Semi-Annual     | July                 | 
-^ May      | 1.1.3          | **ENDS**: Be exposed to diversity               | Internal             | +^           | 2.3           | Treatment of Workers                            | Internal          | Annual          | July                 | 
-^          | 2.7            | Asset Protection                                | Internal             | +^           | 2.4           | Compensation & Benefits                         | Internal          | Annual          | July                 | 
-^          | 3.0            | Board Job Description                           | Direct Inspection    | +^           | 2.6.1         | Liquidity (3Q)                                 | Internal          | Quarterly       | July                 | 
-^ July     | 1.1.4          | **ENDS**: Live in safe and secure homes         | Internal             | +^           | 2.6.12        | House Audits (Jan–Apr)                          | Internal          | 3x Annually     | July                 | 
-^          | 1.4            | **ENDS**: The cooperative movement              | Internal             | +^           | 3.9           | Governance Investment                           | Direct Inspection | Annual          | July                 | 
-^          | 2.2            | Treatment of Households                         | Internal             | +^ August    | 1.4           | **The Cooperative Movement**                    | Internal          | Annual          | August               | 
-^          | 2.3 & 2.4      | Treatment of Workers / Compensation & Benefits  | Internal             | +^           | 4.2           | Accountability of the Exec Team                 | Direct Inspection | Semi-Annual     | August               | 
-^          | 3.4            | Board Members' Code of Conduct                  | Direct Inspection    | +^ September | 1.0           | Ends                                            | Internal          | Annual          | September            | 
-^          | 3.9            | Governance Investment                           | Direct Inspection    | +^           | 1.1.0         | **Member Residents**                            | -                 | -               | -                    | 
-^ August   | 1.1.5          | **ENDS**: Create an empowered environment       | Internal             | +^           | 2.0           | Global Executive Constraint                     | Internal          | Annual          | September            | 
-^          | 2.6.12         | House Deficits                                  | Internal             | +^           | 3.3           | The Board's Job                                 | Direct Inspection | Annual          | September            | 
-^          | 2.6.1          | Financial Liquidity                             | Internal             | +^           | 3.5           | Agenda Planning                                 | Direct Inspection | Annual          | September            | 
-^          | 4.2            | Accountability of the Executive Team            | Direct Inspection    | +^           | 3.6           | Officers' Roles                                 | Direct Inspection | Semi-Annual     | September            | 
-^ September| 1.0            | **ENDS**: Global Statement                      | Internal             | +^ October   | 1.2           | **Underserved Communities**                     | Internal          | Annual          | October              | 
-^          | 1.1.5.1        | **ENDS**: Promote & practice consent culture    | Internal             | +^           | 1.3           | **Neighbors**                                   | Internal          | Annual          | October              | 
-^          | 2.0            | Global Executive Constraint                     | Internal             | +^           | 2.9           | Communication to the Board                      | Direct Inspection | Semi-Annual     | October              | 
-^          | 3.3            | Board Job Description                           | Direct Inspection    | +^           | 3.2           | Shared Values                                   | Direct Inspection | Annual          | October              | 
-^          | 3.5            | Agenda Planning                                 | Direct Inspection    | +^           | 3.7           | Board Committee Principles                      | Direct Inspection | Annual          | October              | 
-^ October  | 1.1.6          | **ENDS**: Demonstrate social responsibility, ecological stewardship, and environmental sustainability | Internal            | +^           | 3.8           | Board Committee Structure                       | Direct Inspection | Annual          | October              | 
-^          | 1.3            | **ENDS**: Neighbors                             | Internal             | +^ November  | 1.1.1         | Co-op Movement Participation                    | Internal          | Annual          | November             | 
-^          | 2.6.12         | House Deficits                                  | Internal             | +^           | 1.1.2         | Intentional Community                           | Internal          | Annual          | November             | 
-^          | 2.6.1          | Financial Liquidity                             | Internal             | +^           | 2.6.1         | Liquidity (4Q)                                 | Internal          | Quarterly       | November             | 
-^          | 2.9            | Communication & Support to the Board            | Internal             | +^           | 2.6.12        | House Audits (May–Aug)                          | Internal          | 3x Annually     | November             | 
-^          | 3.2            | Shared Values                                   | Direct Inspection    | +^           | 3.1           | Governing Style                                 | Direct Inspection | Annual          | November             | 
-^          | 3.7            | Board Committee Principles                      | Direct Inspection    | +^           | 3.4           | Directors' Code of Conduct                      | Direct Inspection | Annual          | November             | 
-^          | 3.8            | Board Committee Structure                       | Direct Inspection    | +^ December  | -             | -                                               | -                 | -               | -                    |
-^ November | 1.1.1          | **ENDS**: Actively participate in the coop movement | Internal         | +
-^          | 1.1.2          | **ENDS**: Live in an intentional community      | Internal             | +
-^          | 2.1            | Treatment of Member-Residents                   | Internal             | +
-^          | 3.1            | Governing Style                                 | Direct Inspection    | +
-^          | 3.4            | Board Members' Code of Conduct                  | Direct Inspection    | +
-^ December | 1.1.3          | **ENDS**: Be exposed to diversity               | Internal             | +
-^          | 2.6            | Financial Condition and Activities              | Internal             | +
-^          | 3.0            | Global Governance Commitment                    | Direct Inspection    |+
  
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   - **15.** The decision of the SHC Grievance Review Officer is final and not subject to additional appeal.   - **15.** The decision of the SHC Grievance Review Officer is final and not subject to additional appeal.
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 +~~DISCUSSION~~
 +{{tag>[bpdsec]}}
policy_documents/board_policy_manual/section_appendices.1554237634.txt.gz · Last modified: 2019/04/02 13:40 by president