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policy_documents:board_policy_manual:section_appendices

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-{{tag>[bpdsec]}} +===== APPENDIX A: Monitoring Schedule by Policy ===== 
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-**[[policy_documents:board_policy_manual:board_policy_manual|Back to: Board Policy Manual]]** +
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-==== APPENDIX A: Monitoring Schedule by Policy ====+
  
  
-| #   ^ Title                                      ^ Type of Report  ^ Frequency   ^ Report Due              ^ Review                          ^+^ #   ^ Title                                      ^ Type of Report  ^ Frequency   ^ Report Due              ^ Review                          ^
 ^ 1.0 | Global End                                 | Internal        | Annual      | 2nd mtg Sept            | 1st mtg Oct                     | ^ 1.0 | Global End                                 | Internal        | Annual      | 2nd mtg Sept            | 1st mtg Oct                     |
 ^ 2.0 | Global Executive Constraint                | Internal        | Annual      | Dec                     | 1st mtg in Dec                  | ^ 2.0 | Global Executive Constraint                | Internal        | Annual      | Dec                     | 1st mtg in Dec                  |
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 ==== APPENDIX B: Monitoring Schedule by Month ==== ==== APPENDIX B: Monitoring Schedule by Month ====
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 +^ Month    ^ #              ^ Title                                           ^ Type of Report       ^ Frequency ^ Submit   ^ Evaluate ^
 +^ January  | 1.1.5          | **ENDS**: Create an empowered environment       | Internal             |           |          |          |
 +^          | 2.6.1 & 2.6.12 | Financial Conditions & Activities: Liquidity & House Audits | Internal | 
 +^          | 4.2            | Accountability of the Executive Team            | Direct Inspection    | 
 +^          | 4.4            | Monitoring Executive Team Performance           | Direct Inspection    | 
 +^ February | 1.1.4          | **ENDS**: Live in safe and secure homes         | Internal             | 
 +^          | 1.2            | **ENDS**: Under-served communities will flourish| Internal             | 
 +^          | 2.6            | Financial Conditions & Activities               | Internal             | 
 +^          | 3.6            | Officer Roles                                   | Direct Inspection    | 
 +^          | 3.9            | Cost of Governance                              | Direct Inspection led by Corporate Treasurer |
 +^ March    | 1.0            | **GLOBAL END**                                  | Internal             | 
 +^          | 1.1.6          | **ENDS**: Demonstrate social responsibility, ecological stewardship, and environmental sustainability | Internal    | 
 +^          | 2.7            | Asset Protection                                | Internal             |
 +^          | 2.9            | Communication & Support to the Board            | Direct Inspection by Corporate Sec, conduct Bod Survey |
 +^          | 3.1            | Governing Style                                 | Direct Inspection - CGO led |  
 +^          | 4.0            | Global Board-Cooperative Management Linkage     | Direct Inspection    |
 +^          | 4.1            | Unity of Control                                | Direct Inspection    |
 +^          | 4.3            | Delegation to the Executive Team                | Direct Inspection    |
 +^ April    | 1.1.1          | **ENDS**: Actively Participate in the co-op movement| Internal         |
 +^          | 1.1.5.1        | **ENDS**: Promote & practice consent culture    | Internal             |
 +^          | 2.5            | Financial Planning/Budgeting (by Mar 31)        | Internal             |
 +^          | 2.7            | Asset Protection                                | Internal             |
 +^          | 3.3            | Board Job Description                           | Direct Inspection    |
 +^          | 3.7            | Board Committee Principles                      | Direct Inspection    |
 +^          | 3.8            | Board Committee Structure                       | Direct Inspection    |
 +^ May      | 1.1.3          | **ENDS**: Be exposed to diversity               | Internal             |
 +^          | 2.7            | Asset Protection                                | Internal             |
 +^          | 3.0            | Board Job Description                           | Direct Inspection    |
 +^ July     | 1.1.4          | **ENDS**: Live in safe and secure homes         | Internal             |
 +^          | 1.4            | **ENDS**: The cooperative movement              | Internal             |
 +^          | 2.2            | Treatment of Households                         | Internal             |
 +^          | 2.3 & 2.4      | Treatment of Workers / Compensation & Benefits  | Internal             |
 +^          | 3.4            | Board Members' Code of Conduct                  | Direct Inspection    |
 +^          | 3.9            | Governance Investment                           | Direct Inspection    |
 +^ August   | 1.1.5          | **ENDS**: Create an empowered environment       | Internal             |
 +^          | 2.6.12         | House Deficits                                  | Internal             |
 +^          | 2.6.1          | Financial Liquidity                             | Internal             |
 +^          | 4.2            | Accountability of the Executive Team            | Direct Inspection    |
 +^ September| 1.0            | **ENDS**: Global Statement                      | Internal             |
 +^          | 1.1.5.1        | **ENDS**: Promote & practice consent culture    | Internal             |
 +^          | 2.0            | Global Executive Constraint                     | Internal             |
 +^          | 3.3            | Board Job Description                           | Direct Inspection    |
 +^          | 3.5            | Agenda Planning                                 | Direct Inspection    |
 +^ October  | 1.1.6          | **ENDS**: Demonstrate social responsibility, ecological stewardship, and environmental sustainability | Internal            |
 +^          | 1.3            | **ENDS**: Neighbors                             | Internal             |
 +^          | 2.6.12         | House Deficits                                  | Internal             |
 +^          | 2.6.1          | Financial Liquidity                             | Internal             |
 +^          | 2.9            | Communication & Support to the Board            | Internal             |
 +^          | 3.2            | Shared Values                                   | Direct Inspection    |
 +^          | 3.7            | Board Committee Principles                      | Direct Inspection    |
 +^          | 3.8            | Board Committee Structure                       | Direct Inspection    |
 +^ November | 1.1.1          | **ENDS**: Actively participate in the co-op movement | Internal         |
 +^          | 1.1.2          | **ENDS**: Live in an intentional community      | Internal             |
 +^          | 2.1            | Treatment of Member-Residents                   | Internal             |
 +^          | 3.1            | Governing Style                                 | Direct Inspection    |
 +^          | 3.4            | Board Members' Code of Conduct                  | Direct Inspection    |
 +^ December | 1.1.3          | **ENDS**: Be exposed to diversity               | Internal             |
 +^          | 2.6            | Financial Condition and Activities              | Internal             |
 +^          | 3.0            | Global Governance Commitment                    | Direct Inspection    |
  
-| Month    ^ #        ^ Title  ^ Type of Report ^ Frequency        ^ Submit                          ^ Evaluate ^ 
-^ January  | 1.1.5          | Internal        | Annual      | 2nd mtg Sept            | 1st mtg Oct                     | 
-^          | 2.6.1 & 2.6.12 | Internal        | Annual      | Dec                     | 1st mtg in Dec                  | 
-^          | 4.2            | Internal        | Annual      | 1st mtg Apr & Nov       | 2nd mtg Nov & April             | 
-^          | 4.4            | Internal        | Semi-Annual | 1st mtg July            | 2nd mtg July                    | 
-^ February | 1.1.4          | Internal        | Annual      | 1st mtg July            | 2nd mtg July                    | 
-^          | 1.2            | Internal        | Annual      | 1st mtg Apr             | 2nd mtg Apr                     | 
-^          | 2.6            | Internal        | Annual      | 1st mtg Feb             | 2nd mtg Feb                     | 
-^          | 3.6            | Internal        | 3x annually | 1st mtg Jan; 1st mtg Oct| 1st mtg Jan; April; 2nd mtg Oct | 
-^          | 3.9            | Internal        | Annual      | 1st mtg Mar             | 2nd mtg Mar                     | 
-^ March    | 1.0            | Internal        | Annual      | 1st mtg May             | 2nd mtg Mar                     | 
-^          | 1.1.6          | Dir. Inspection | Annual      | 2nd mtg Feb             | End of Mar; Aug mtg; 2nd mtg of Nov | 
-^          | 2.7            | Dir. Inspection | Semi-Annual | March & Nov             | 1st Mar mtg; 1st Nov mtg        | 
-^          | 2.9            | Dir. Inspection | Semi-Annual | March & Nov             | 1st Mar mtg; 1st Nov mtg        | 
-^          | 3.1            | Dir. Inspection |             |   
-^          | 4.0            | Dir. Inspection | Semi-Annual | 
-^          | 4.1            | Dir. Inspection |             | 
-^          | 4.3            | Dir. Inspection |             | 
-^ April    | 1.1.1          | Dir. Inspection |             | 
-^          | 1.1.5.1        | Dir. Inspection |             | 
-^          | 2.5            | Dir. Inspection |             | 
-^          | 2.7            | Dir. Inspection |             | 
-^          | 3.3            | Dir. Inspection |             | 
-^          | 3.7            | Dir. Inspection |             | 
-^          | 3.8            | Accountability of the Executive Team       | Dir. Inspection |             | 
-^ May      | 1.1.3          | Dir. Inspection |             | 
-^          | 2.7            | Dir. Inspection |             | 
-^          | 3.0            | Dir. Inspection |             | 
-^ July     | 1.1.4          | Dir. Inspection |             | 
-^          | 1.4            | Dir. Inspection |             | 
-^          | 2.2            | Dir. Inspection |             | 
-^          | 2.3 & 2.4      | Dir. Inspection |             | 
-^          | 3.4            | Dir. Inspection |             | 
-^          | 3.9            | Dir. Inspection |             | 
-^ August   | 1.1.5          | Dir. Inspection |             | 
-^          | 2.6.12         | Dir. Inspection |             | 
-^          | 2.6.1          | Dir. Inspection |             | 
-^          | 4.2            | Dir. Inspection |             | 
-^ September| 1.0            | Dir. Inspection |             | 
-^          | 1.1.5.1        | Dir. Inspection |             | 
-^          | 2.0            | Dir. Inspection |             | 
-^          | 3.3            | Dir. Inspection |             | 
-^          | 3.5            | Dir. Inspection |             | 
-^ October  | 1.1.6          | Dir. Inspection |             | 
-^          | 1.3            | Dir. Inspection |             | 
-^          | 2.6.12         | Dir. Inspection |             | 
-^          | 2.6.1          | Dir. Inspection |             | 
-^          | 2.9            | Dir. Inspection |             | 
-^          | 3.2            | Dir. Inspection |             | 
-^          | 3.7            | Dir. Inspection |             | 
-^          | 3.8            | Dir. Inspection |             | 
-^ November | 1.1.1          | Dir. Inspection |             | 
-^          | 1.1.2          | Dir. Inspection |             | 
-^          | 2.1            | Dir. Inspection |             | 
-^          | 3.1            | Dir. Inspection |             | 
-^          | 3.4            | Dir. Inspection |             | 
-^ December | 1.1.3          | Dir. Inspection |             | 
-^          | 2.6            | Dir. Inspection |             | 
-^          | 3.0            | Dir. Inspection |             | 
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 ==== APPENDIX C: History of Policy Changes ==== ==== APPENDIX C: History of Policy Changes ====
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 +^ Date       ^ Policy     ^ Description of the Change   ^
 +| 4/4/2016   | 2.5.8.1    | Exception policy for wood purchase. Expired 8/1/2016    |
 +|            | 3.9.2.1    | Changed “April” to “February” (formerly 3.8.2.1)    |
 +| 8/8/2016   | 2.4.4      | Changed “six months...revenue” to “3 months/25% expense’    |
 +| 2/5/2017   | 1.0        | Amended Ends to include change by board on consent culture    |
 +| 2/13/2017  | 3.2        | Inserted Shared Values Policy and renumbered all remaining Section 3 policies. Renumbered Table of Contents and Monitoring Schedule(s)    |
 +|            | 3.8        | Amended policy to include the changes made by the board on Committee Structure. Added 3.8.1, 3.8.2, 3.8.3, 3.8.4.    |
 +| 3/27/2017  | 2.8.2.2    | Renamed. (Originally 2.8.2.1.1)  |
 +|            | 2.8.2.3    | Renamed. (Originally 2.8.2.1.2)  |
 +| 9/25/2017  | 3.8.4      | Added General Membership Committee policy  |
 +| 11/06/2017 | 2.6.8.1    | Exception Policy: Approved Hunnicutt plumbing costs to be paid from Operating Reserves    |   
 +| 12/04/2017 | 3.4        | Corrected numbers for policy    |   
 +|            | 3.1.3.2    | Removed policy    |
 +|            | 3.1.3.1    | Revised policy    |
 +| 1/29/2018  | 2.5.4.1    | Exception Policy: Approved order to purchase $30,000 in refrigerators for SHC use from best buy to be reimbursed by BWL. Expired 2/26/2018    |
 +| 2/12/2018  | 2.2        | Added treatment of households policy and renumbered subsequent policies    |
 +| 2/26/2018  | Appendix F | Added Grievance Appeals policy    |
 +|            | 3.3.4.1    | Added “see appendix F” to end of policy    |
 +| 7/16/2018  | 2.6.8.3    | Exception: Exceed $100,000 budgeted amount by up to $77,695 for electrical, HVAC upgrades, and vacancies at 711 W Grand River Ave, East Lansing during Summer 2018. Expired 9/1/2018    |
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 ==== APPENDIX D: Sample Monitoring Form for Executive Limitations ==== ==== APPENDIX D: Sample Monitoring Form for Executive Limitations ====
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Line 205: Line 226:
  
   - **15.** The decision of the SHC Grievance Review Officer is final and not subject to additional appeal.   - **15.** The decision of the SHC Grievance Review Officer is final and not subject to additional appeal.
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 +~~DISCUSSION~~
 +{{tag>[bpdsec]}}
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