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policy_documents:board_policy_manual:section_appendices [2020/01/10 12:47] itadminpolicy_documents:board_policy_manual:section_appendices [2025/08/12 13:50] (current) – Monitoring Schedule Updated, Approved by Board 2025 hojosparks
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- +^ #        ^ Title                                            ^ Type of Report   ^ Frequency        Monitoring Scheduled     ^ 
-^ #   ^ Title                                      ^ Type of Report  ^ Frequency   Report Due              Review                          +1.0      | Ends                                             | Internal         | Annual           | September                | 
-^ 1.0 | Global End                                 | Internal        | Annual      | 2nd mtg Sept            1st mtg Oct                     | +1.1.0    **Member Residents**                             | -                | -                | -                        | 
-^ 2.0 | Global Executive Constraint                | Internal        | Annual      Dec                     | 1st mtg in Dec                  +^ 1.1.1    | Co-op Movement Participation                     | Internal         Annual           | November                 | 
-^ 2.1 | Treatment of Member-Residents              | Internal        | Annual      1st mtg Apr & Nov       | 2nd mtg Nov & April             +^ 1.1.2    | Intentional Community                            | Internal         | Annual           | November                 | 
-^ 2.2 | Treatment of Workers                       | Internal        Semi-Annual | 1st mtg July            | 2nd mtg July                    +^ 1.1.3    | Exposed to Diversity                             | Internal         | Semi-Annual      | February; July           | 
-^ 2.| Compensation & Benefits                    | Internal        | Annual      1st mtg July            | 2nd mtg July                    +^ 1.1.4    | Safe & Secure Homes                              | Internal         | Annual           | June                     
-^ 2.| Financial Planning/Budgeting (by Mar 31)   | Internal        | Annual      1st mtg Apr             | 2nd mtg Apr                     +^ 1.1.5 & 1.1.5.1 | Empowered Environments & Consent Culture  | Internal         | Semi-Annual      | February; July           | 
-^ 2.| Financial Conditions & Activities          | Internal        | Annual      1st mtg Feb             | 2nd mtg Feb                     +^ 1.1.6    | Social & Environmental Responsibility           | Internal         | Annual           | March                    | 
-^ 2.5.1 2.5.12 | Liquidity & House Audits        | Internal        | 3x annually 1st mtg Jan1st mtg Oct| 1st mtg JanApril; 2nd mtg Oct +^ 1.2      | **Underserved Communities**                      | Internal         | Annual           | October                  | 
-^ 2.| Asset Protection                           | Internal        | Annual      1st mtg Mar             | 2nd mtg Mar                     +^ 1.3      | **Neighbors**                                    | Internal         | Annual           | October                  | 
-^ 2.| Emergency Succession                       | Internal        | Annual      1st mtg May             | 2nd mtg Mar                     +^ 1.4      | **The Cooperative Movement**                     | Internal         | Annual           | August                   
-^ 2.| Communication & Support to the Board       Dir. Inspection | Annual      | 2nd mtg Feb             | End of MarAug mtg; 2nd mtg of Nov +^ 2.0      | Global Executive Constraint                      | Internal         | Annual           September                
-^ 3.0 | Global Goveranance Process                 Dir. Inspection | Semi-Annual | March & Nov             | 1st Mar mtg; 1st Nov mtg        +^ 2.1      | Treatment of Member-Residents                    | Internal         | Annual           | April                    
-^ 3.1 | Governance Process                         Dir. Inspection | Semi-Annual | March & Nov             | 1st Mar mtg; 1st Nov mtg        +^ 2.2      | Treatment of Households                          | Internal         | Annual           | February                 | 
-^ 3.2 | Shared Values                              Dir. Inspection |               +^ 2.3      | Treatment of Workers                             | Internal         | Annual           | July                     
-^ 3.3 | Board Job Description                      Dir. Inspection | Semi-Annual | +^ 2.4      | Compensation & Benefits                          | Internal         | Annual           | July                     
-^ 3.4 | Board Member'Code of Conduct             Dir. Inspection |             +^ 2.5      Business Planning & Financial Budgeting          | Internal         | Annual           April                    
-^ 3.5 | Agenda Planning                            Dir. Inspection |             +^ 2.6      | Financial Condition & Activities (Audited)       | Internal         | Annual           February                 
-^ 3.6 | Officer Roles                              Dir. Inspection |             +^ 2.6.1    | Liquidity (1Q, 2Q, 3Q, 4Q)                        | Internal         | Quarterly        | Feb; Apr; July; Nov      | 
-^ 3.7 | Board Committee Principles                 Dir. Inspection |             +2.6.12   | House Audits                                     | Internal         | 3x Annually      JulyAprNov           
-^ 3.8 | Board Committee Structure                  Dir. Inspection |             +^ 2.7      | Asset Protection                                 | Internal         | Annual           March                    
-^ 3.9 | Cost of Governance                         Dir. Inspection |             +^ 2.8      | Emergency ED Succession                          | Internal         | Annual           | May                      
-^ 4.0 | Global Board-Cooperative Management LinkageDir. Inspection |             +^ 2.9      | Communication to the Board                       Direct Inspection| Semi-Annual      | MarchOctober           
-^ 4.1 | Unity of Control                           Dir. Inspection |             +^ 3.0      | Global Governance Commitment                     Direct Inspection| Annual           June                     
-^ 4.2 | Accountability of the Executive Team       Dir. Inspection |             +^ 3.1      Governing Style                                  Direct Inspection| Annual           November                 
-^ 4.3 | Delegation to the Executive Team           Dir. Inspection |             +^ 3.2      | Shared Values                                    Direct Inspection| Annual           | October                  
-^ 4.4 | Monitoring Executive Team Performance      Dir. Inspection |             |+^ 3.3      The Board'Job                                  Direct Inspection| Annual           | September                
 +^ 3.4      Directors' Code of Conduct                       Direct Inspection| Annual           | November                 
 +^ 3.5      | Agenda Planning                                  Direct Inspection| Annual           | September                
 +^ 3.6      Officers' Roles                                  Direct Inspection| Semi-Annual      | March; September         
 +^ 3.7      | Board Committee Principles                       Direct Inspection| Annual           | October                  
 +^ 3.8      | Board Committee Structure                        Direct Inspection| Annual           | October                  
 +^ 3.9      | Governance Investment                            Direct Inspection| Annual           | July                     
 +^ 4.0      | Global Governance–Management Connection          Direct Inspection| Annual           | March                    
 +^ 4.1      | Unity of Control                                 Direct Inspection| Annual           | March                    
 +^ 4.2      | Accountability of the Exec Team                  Direct Inspection| Semi-Annual      | February; August         
 +^ 4.3      | Delegation to the Exec Team                       Direct Inspection| Annual           | March                    
 +^ 4.4      | Monitoring Exec Team Performance                 Direct Inspection| Annual           | February                 |
  
  
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-^ Month    ^ #              ^ Title                                           ^ Type of Report       ^ Frequency ^ Submit   ^ Evaluate +^ Month     ^ #             ^ Title                                          ^ Type of Report    ^ Frequency       Monitoring Scheduled 
-^ January  1.1.5          **ENDS**: Create an empowered environment       Internal                                         +^ January   -             -                                              -                 -               -                    
-         2.6.1 & 2.6.12 Financial Conditions & Activities: Liquidity & House Audits | Internal |  +February  1.1.3         Exposed to Diversity                           | Internal          | Semi-Annual     February             
-         4.2            Accountability of the Executive Team            | Direct Inspection    |  +^           | 1.1.5 & 1.1.5.1| Empowered Environments & Consent Culture     | Internal          Semi-Annual     February             | 
-         | 4.4            | Monitoring Executive Team Performance           | Direct Inspection    |  +          2.2           Treatment of Households                        | Internal          | Annual          | February             | 
-^ February | 1.1.         **ENDS**: Live in safe and secure homes         Internal             |  +          | 2.6           | Financial Condition & Activities (Audited)     | Internal          | Annual          | February             | 
-         1.2            **ENDS**: Under-served communities will flourish| Internal             |  +          2.6.1         Liquidity (1Q)                                 Internal          | Quarterly       | February             
-         | 2.6            | Financial Conditions & Activities               | Internal             |  +          4.2           Accountability of the Exec Team                | Direct Inspection | Semi-Annual     | February             
-         3.6            Officer Roles                                   Direct Inspection    |  +          4.4           Monitoring Exec Team Performance               Direct Inspection | Annual          | February             | 
-         3.9            Cost of Governance                              | Direct Inspection led by Corporate Treasurer +March     | 1.1.6         | Social & Environmental Responsibility          | Internal          | Annual          | March                
-March    1.0            **GLOBAL END**                                  Internal             |  +          | 2.7           | Asset Protection                                | Internal          | Annual          | March                
-         | 1.1.6          | **ENDS**: Demonstrate social responsibility, ecological stewardship, and environmental sustainability | Internal    |  +          | 2.9           | Communication to the Board                      | Direct Inspection | Semi-Annual     | March                
-         | 2.7            | Asset Protection                                | Internal             +          | 3.6           Officers' Roles                                 | Direct Inspection | Semi-Annual     | March                
-         | 2.9            | Communication & Support to the Board            | Direct Inspection by Corporate Sec, conduct Bod Survey +          | 4.0           | Global Governance–Management Connection         | Direct Inspection | Annual          | March                
-         | 3.1            Governing Style                                 | Direct Inspection - CGO led   +          | 4.1           | Unity of Control                                | Direct Inspection | Annual          | March                
-         | 4.0            | Global Board-Cooperative Management Linkage     | Direct Inspection    +          | 4.3           | Delegation to the Exec Team                     | Direct Inspection | Annual          | March                
-         | 4.1            | Unity of Control                                | Direct Inspection    +^ April     2.1           Treatment of Member-Residents                   | Internal          | Annual          | April                
-         | 4.3            | Delegation to the Executive Team                | Direct Inspection    +          2.5           Business Planning Financial Budgeting         | Internal          | Annual          | April                
-^ April    1.1.1          **ENDS**: Actively Participate in the co-op movement| Internal         +          | 2.6.1         Liquidity (2Q                                | Internal          | Quarterly       | April                
-         1.1.5.1        **ENDS**: Promote practice consent culture    | Internal             +          | 2.6.12        House Audits (Sept–Dec)                         | Internal          | 3x Annually     April                
-         | 2.5            Financial Planning/Budgeting (by Mar 31       | Internal             +May       2.8           Emergency ED Succession                         Internal          Annual          May                  
-         | 2.7            Asset Protection                                | Internal             | +June      | 1.1.4         Safe & Secure Homes                             | Internal          Annual          June                 
-         3.3            Board Job Description                           | Direct Inspection    +          | 3.0           Global Governance Commitment                    | Direct Inspection | Annual          | June                 
-         3.7            Board Committee Principles                      Direct Inspection    | +^ July      | 1.1.        | Exposed to Diversity                            | Internal          | Semi-Annual     | July                 
-         3.8            | Board Committee Structure                       | Direct Inspection    +          | 1.1.5 & 1.1.5.1Empowered Environments & Consent Culture     | Internal          | Semi-Annual     | July                 
-May      | 1.1.3          **ENDS**: Be exposed to diversity               | Internal             | +          | 2.3           | Treatment of Workers                            | Internal          | Annual          | July                 
-         2.7            | Asset Protection                                | Internal             +          | 2.4           | Compensation & Benefits                         | Internal          | Annual          | July                 
-         | 3.0            Board Job Description                           | Direct Inspection    +          2.6.1         Liquidity (3Q)                                 Internal          | Quarterly       | July                 
-^ July     | 1.1.4          | **ENDS**: Live in safe and secure homes         | Internal             +          | 2.6.12        | House Audits (Jan–Apr)                          | Internal          | 3x Annually     | July                 | 
-         | 1.4            **ENDS**: The cooperative movement              | Internal             +^           | 3.9           | Governance Investment                           | Direct Inspection | Annual          | July                 
-         | 2.2            | Treatment of Households                         | Internal             +^ August    | 1.4           | **The Cooperative Movement**                    | Internal          | Annual          August               
-         2.3 & 2.4      Treatment of Workers / Compensation & Benefits  | Internal             +          | 4.2           | Accountability of the Exec Team                 | Direct Inspection | Semi-Annual     | August               
-         3.4            Board Members' Code of Conduct                  Direct Inspection    +^ September | 1.0           Ends                                            | Internal          | Annual          | September            
-^          | 3.9            | Governance Investment                           | Direct Inspection    +          | 1.1.0         | **Member Residents**                            -                 | -               | -                    
-^ August   | 1.1.5          | **ENDS**: Create an empowered environment       | Internal             | +          | 2.0           | Global Executive Constraint                     | Internal          | Annual          | September            
-         2.6.12         | House Deficits                                  | Internal             | +          | 3.3           The Board'Job                                 | Direct Inspection | Annual          | September            
-         2.6.1          | Financial Liquidity                             | Internal             +          | 3.5           | Agenda Planning                                 | Direct Inspection | Annual          | September            
-         | 4.2            | Accountability of the Executive Team            | Direct Inspection    +          3.6           Officers' Roles                                 Direct Inspection | Semi-Annual     | September            | 
-^ September| 1.0            **ENDS**: Global Statement                      | Internal             +October   | 1.2           | **Underserved Communities**                     | Internal          | Annual          | October              
-         | 1.1.5.1        | **ENDS**: Promote & practice consent culture    Internal             +          1.3           **Neighbors**                                   | Internal          | Annual          October              
-         | 2.0            | Global Executive Constraint                     | Internal             +          | 2.9           | Communication to the Board                      Direct Inspection | Semi-Annual     | October              
-         | 3.3            | Board Job Description                           | Direct Inspection    +          | 3.2           | Shared Values                                   | Direct Inspection | Annual          | October              
-         | 3.5            | Agenda Planning                                 | Direct Inspection    +          | 3.7           | Board Committee Principles                      | Direct Inspection | Annual          | October              
-October  1.1.6          **ENDS**: Demonstrate social responsibility, ecological stewardship, and environmental sustainability Internal            | +          | 3.8           | Board Committee Structure                       | Direct Inspection | Annual          | October              
-         | 1.3            | **ENDS**: Neighbors                             | Internal             +^ November  | 1.1.1         Co-op Movement Participation                    | Internal          | Annual          | November             
-         2.6.12         House Deficits                                  | Internal             | +          | 1.1.2         Intentional Community                           | Internal          | Annual          | November             | 
-         2.6.1          Financial Liquidity                             | Internal             +          | 2.6.1         Liquidity (4Q)                                 | Internal          | Quarterly       | November             | 
-         | 2.9            | Communication & Support to the Board            Internal             +          | 2.6.12        | House Audits (May–Aug)                          | Internal          | 3x Annually     | November             | 
-         | 3.2            | Shared Values                                   | Direct Inspection    +^           | 3.1           | Governing Style                                 | Direct Inspection | Annual          | November             
-         | 3.7            | Board Committee Principles                      | Direct Inspection    +          | 3.4           Directors' Code of Conduct                      | Direct Inspection | Annual          November             | 
-         | 3.8            | Board Committee Structure                       | Direct Inspection    +December              | -                                               -                 -               | -                    |
-^ November | 1.1.1          **ENDS**: Actively participate in the co-op movement | Internal         +
-         | 1.1.2          **ENDS**: Live in an intentional community      | Internal             | +
-         | 2.1            Treatment of Member-Residents                   | Internal             | +
-^          | 3.1            | Governing Style                                 | Direct Inspection    +
-         | 3.4            Board Members' Code of Conduct                  | Direct Inspection    | +
-^ December | 1.1.3          **ENDS**: Be exposed to diversity               | Internal             | +
-         2.6            | Financial Condition and Activities              | Internal             | +
-^          3.0            Global Governance Commitment                    | Direct Inspection    |+
  
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policy_documents/board_policy_manual/section_appendices.txt · Last modified: 2025/08/12 13:50 by hojosparks